Dettagli tecnici

Billboard può essere installato sul server di una intranet. Sono supportati i sistemi operativi Windows e Linux. In questa ipotesi il sistema diventa estremamente efficiente in termini di velocità, e acquisisce elevate caratteristiche di riservatezza e protezione delle comunicazioni.
Infatti anche per inviare un'e-mail al proprio compagno di stanza questa transiterà da un certo numero di server esterni, dove verrà archiviata per anni (e sarà soggetta eventualmente a controlli da parte di enti o autorità...) In altre parole le e-mail non sono affatto un sistema sicuro per scambiare informazioni riservate. Billboard è invece un sistema privato e i messaggi risiedono sul server e se ne ha il controllo completo. Se installato in una Intranet, i messaggi non escono in effetti mai dalla organizzazione del titolare. Inoltre se l'Intranet è configurata per consentire l'accesso dall'esterno tramite Internet (basta avere un indirizzo IP e configurare il router) gli utilizzatori possono accedere al sistema da qualunque luogo purché connessi ad Internet.

Billboard è quindi complementare al collaudato meccanismo delle e-mail, rispetto al quale presenta importanti differenze e anche importanti vantaggi:

- Possibilità di discussioni pubbliche in cui messaggi e repliche vengono seguiti da più soggetti.
- Possibilità di allegati ai messaggi in qualsiasi formato (questo permette di distribuire anche programmi o files che quasi tutti gli antivirus e le impostazioni di sicurezza dei programmi di posta bloccano, considerandoli potenzialmente pericolosi.)
- Accesso da parte di qualsiasi dispositivo che disponga di un browser (tablet, smartphone ecc.)
- Centralizzazione dell'archivio dei messaggi, che non vengono quindi replicati nei dispositivi o PC degli utilizzatori ma restano sul server.
- Eliminazione del rischio di vedersi bloccare l'invio o la ricezione di un messaggio, se inviato via e-mail, da o verso alcuni mittenti/destinatari: uno dei server intermedi che inoltrano le e-mail potrebbe decidere che il mittente è uno spammer e bloccarle.
- Funzioni di ricerca dei messaggi per data, argomento, mittente o destinatario.
- Utilizzo anche da parte di chi non dispone di una casella e-mail (o non desidera comunicarla, o non l'ha configurata sullo smartphone)

Integrazione con dispositivi
Billboard può essere integrato, in una Intranet, con dispositivi quali scanner di rete e con il sistema di gestione delle e-mail. Con gli scanner Xerox Workcentre o dispositivi analoghi per esempio, i documenti scannerizzati possono essere automaticamente “pubblicati” e resi accessibili sulla bacheca elettronica. L'integrazione con un server di posta (Sendmail in ambiente Linux, e qualsiasi server di posta in grado di processare le e-mail in ambiente Windows) avviene mediante un programma apposito da installare sul server.
Viene aggiunto un utente con username 'billboard' e un normale indirizzo di posta elettronica locale, per esempio 'billboard@mioserver.miodominio.local'. Poi si imposta Sendmail (o equivalenti) per intercettare e passare la posta di questo utente al suddetto programma. Esso quindi provvede a pubblicare questi messaggi sulla bacheca elettronica come messaggi pubblici.

Data di riferimento dei messaggi
Al momento dell'inserimento è possibile specificare la data a cui si riferisce il messaggio, ed il periodo precedente a tale data durante il quale il messaggio sarà automaticamente visibile ai destinatari (periodo di preavviso). Dopo la sua scadenza il messaggio comunque non viene cancellato, ma rimane in archivio. Questo è utile quando si utilizza Billboard per comunicare scadenze (per esempio, in una azienda, il messaggio "comunicare entro il 30 Aprile il proprio piano ferie" con preavviso di 30 giorni, e data di riferimento 30 Aprile verrà visto dal 1 Aprile e "sparirà" il 1 Maggio). La data di inserimento invece non può essere modificata per ovvi motivi.

Administrator
Billboard fornisce un meccanismo di accesso mediante login e password. Anche nella configurazione pubblica è previsto un utente amministratore che ha accesso alle funzioni amministrative, quali l'aggiunta o la cancellazione di utenti e gruppi e la facoltà di cancellare i messaggi obsoleti, altrimenti un utente è in grado di cancellare o modificare solo i propri messaggi.

La schermata principale visualizza l'equivalente elettronico di una bacheca. I messaggi possono essere indirizzati a tutti (messaggi pubblici), ad uno specifico destinatario oppure ad un gruppo.

Ogni messaggio evidenzia la data in cui è stato inserito, la data a cui si riferisce, l'argomento, il mittente e il destinatario. Inoltre è possibile allegare un file ad un messaggio, analogamente a quanto avviene con le e-mail. Quando un utilizzatore accede al sistema, vedrà solo i messaggi di sua competenza, ovvero quelli indirizzati a tutti, a lui o al gruppo di appartenenza.

Il sistema permette di rispondere ad uno specifico messaggio e raggrupperà messaggi e relative repliche, che costituiranno un "thread". Quando viene indirizzato un messaggio ad uno specifico destinatario, Billboard è in grado anche di inviargli una e-mail automatica di notifica.